با كاركردهای جعبه نام در اكسل بیشتر آشنا شویم
جعبه‌ای برای نام‌ها
قسمت كوچك مظلومی به اسم جعبه نام (Name Box) در نوار بالای اكسل در سمت چپ نوار فرمول وجود دارد. این جعبه نام را كاربران معمولا با این می‌شناسند كه آدرس سلول یا شئ انتخابی را نشان می‌دهد. از آن برای حركت سریع میان سلول‌ها و انتخاب مستقیم یك سلول بدون نیاز به اسكرول هم می‌توان بهره برد، ولی این فقط سطح ماجراست و كاركردهای جعبه نام خیلی بیشتر و كاربردی‌تر از این حرف‌هاست. در این مطلب، عملكردهای جالب و كاربردی آن را با هم مرور كنیم.
محمود صادقی
پیدا كردن آدرس سلول انتخابی
این اولین و عادی‌ترین كاركرد جعبه نام است. هنگامی كه یك سلول مثلا C5 را انتخاب می‌كنید، در جعبه نام هم C5 كه آدرس آن است نمایش داده می‌شود. نیازی نیست سر سطرها و ستون‌ها را نگاه كنید تا متوجه آدرس سلول انتخاب‌شده شوید. جعبه نام این كار را برایتان انجام می‌دهد. اما جعبه نام فقط برای نمایش آدرس یك سلول نیست، بلكه برای دیدن آدرس گروهی از سلول‌ها هم می‌توان از آن كمك گرفت. برای مثال، وقتی بازه‌ای از سلول‌ها را انتخاب می‌كنید، جعبه نام آدرس نخستین سلول در این گروه را به شما نشان می‌دهد. اگر هم مجموعه‌ای از سلول‌های مجزا را (به وسیله نگه داشتن كلید Ctrl) انتخاب كنید، آدرس آخرین سلول اتتخاب‌شده در جعبه نام دیده می‌شود. یك ترفند ریز ولی كاربردی هم در زمان انتخاب سلول‌ها در جعبه نام وجود دارد: وقتی با نگه داشتن كلید شیفت بازه‌ای از سلول‌ها را انتخاب كردید، آن را رها نكنید تا در جعبه نام تعداد سطرها و ستون‌های انتخابی (به شكل مثلا 10R x 3C) نمایش داده شود. همین را در حالت انتخاب با نگه داشتن دكمه چپ ماوس و رها نكردنش می‌توانید ببیند.
اتنخاب سلول(ها)
از جعبه نام برای انتخاب یك سلول یا بازه‌ای از سلول‌ها می‌توانید استفاده كنید. اگر می‌خواهید مستقیما به یك سلول بروید، كافی است آدرسش را در جعبه نام بنویسید و Enter بزنید تا به‌سرعت آن سلول انتخاب
شود. برای انتخاب بازه‌ای از سلول‌ها، می‌توانید با نوشتن آن بازه در جعبه نام، انتخاب را انجام دهید. مثلا فرض كنید می‌خواهید دو ستون A و B را از سطر ۲ تا سطر ۱۰ انتخاب كنید. در جعبه نام A2:B10 را می‌نویسید و كلید Enter را می‌زنید تا این بازه مورد نظر انتخاب شود.
جعبه نام حتی به شما اجازه می‌دهد بازه‌های غیرمجاور را هم انتخاب كنید. به‌عنوان مثال، با ورود عبارت A1:A5,C1:C10,E2:E7 این سه بازه متفاوت به‌صورت همزمان انتخاب خواهند شد.
این عمل انتخاب (سلول یا بازه سلول‌ها) را از برگه‌های دیگر هم می‌توانید به كمك علامت تعجب انجام دهید. مثلا با ورود عبارت (Sheet2!A1:A20) بازه سلول‌های A1 تا A20 از برگه Sheet2 انتخاب می‌شود كه به جای Sheet2 می‌توانید نام هر برگه‌ای را بگذارید.
انتخاب سطرها و ستون‌ها
یكی از كاركردهای جالب جعبه نام به كارگیری آن به‌صورت میانبر برای انتخاب‌های سریع‌تر سطرها و ستون‌هاست.
برای انتخاب سطری كه سلولش انتخاب شده است، حرف R (بزرگ یا كوچك) را در جعبه نام بنویسید و Enter كنید. شبیه همین عمل با ورود حرف C (بزرگ یا كوچك)، ستون كنونی انتخاب خواهد شد. انتخاب بازه‌ای سطرها یا ستون‌ها هم با استفاده از جعبه نام امكان‌پذیر است. اگر در آن بنویسید 1:5 و Enter را بزنید، سطرهای ۱ تا ۵ انتخاب می‌شوند. دقت كنید از اعداد فقط می‌توان به‌صورت چندتایی در جعبه نام استفاده كرد و مثلا اگر تنها 1 را وارد كنید، اكسل به شما خطا خواهد داد. برای انتخاب ستون‌ها هم به همین صورت، مثلا با نوشتن A:E ستون‌های A تا E به‌طور كامل انتخاب خواهند شد. همان ماجرای تك عدد هم اینجا برای تك حرف وجود دارد. یعنی نمی‌توانید با ورود مثلا B، ستون B را انتخاب كنید و باید حداقل دو حرف در آن نوشته شود. تركیب دو كاركرد فوق هم برای یك انتخاب عجیب امكان‌پذیر است. اگر در جعبه نام A:C,5:7 را بنویسید، ستون‌های A تا C و سطرهای ۵ تا ۷ انتخاب می‌شوند. كاری كه با ماوس هم چندان ساده نیست! این عملكرد برای این خوب است كه ببینید سطرها و ستون‌های انتخابی در كدام سلول‌ها با هم تلاقی دارند، اما به این تلاقی هم می‌توانید مستقیما دست پیدا كنید. چگونه؟ در همان عبارت، علامت , را بردارید و به جایش یك فاصله بگذارید. یعنی بنویسید A:C 5:7 تا فقط سلول‌های تلاقی ستون‌های A تا C و سطرهای 5 تا ۷ انتخاب شوند.
نامگذاری سلول(ها)
به نظرتان فرمول‌نویسی در اكسل راحت‌تر نمی‌شد اگر مثلا به جای سلول A2 كه سال را نشان می‌دهد می‌نوشتیم year؟ یا مثلا بازه B1 تا B10 را كه نمرات دانش‌آموزان است، با «نمرات» نشان می‌دادیم؟
جعبه نام این قابلیت را به شما می‌دهد. برای انجامش، سلول یا بازه سلول‌های مورد نظرتان را انتخاب كنید، سپس در جعبه نام اسم دلخواهتان (بله، حتی فارسی) را برای این سلول(ها) بنویسید و كلید Enter را بزنید. حال به جای آدرس‌ها، از این اسم نسبت داده شده می‌توانید در فرمول‌ها استفاده كنید.
مثلا اگر بازه B1: B10 را «نمرات» نامگذاری كردیم، می‌توانیم مجموعشان را با (نمرات) sum محاسبه كنیم! البته هنگام نامگذاری یك بازه سلولی، دقت كنید این نام را فقط وقتی مشاهده می‌كنید كه دقیقا آن بازه را دوباره انتخاب كنید. مثلا در نمونه ذكر شده، روی هر سلول B1 تا B10 بزنید، همان آدرس عادی‌اش یعنی B1 یا ... را خواهید دید. اما اگر كل بازه B1:B10 را انتخاب كنید، در جعبه نام، عبارت «نمرات» نمایش داده می‌شود.
نامگذاری همه چیز
اگر فكر می‌كنید نامگذاری به وسیله جعبه نام فقط به سلول‌ها محدود می‌شود، اشتباه می‌كنید. در اكسل هر چیزی را می‌توان نامگذاری كرد: نمودارها، تصاویر، دكمه‌ها و كنترل‌ها (در ماكروها) و…، اكسل به‌طور پیش‌فرض به تمام اینها نام‌های عادی مثل Chart 1 می‌دهد، ولی دلیلی ندارد شما نام دلخواهتان را رویشان نگذارید و به‌راحتی از آن استفاده نكنید.
روند نامگذاری این موارد هم دقیقا مثل سلول‌هاست. شیء مورد نظرتان (مثلا نمودار) را انتخاب می‌كنید، در جعبه نام یك اسم جدید برای آن می‌نویسید و Enter می‌كنید. فقط حواستان باشد كه نام باید با یك حرف یا كاراكترهای _ یا \ آغاز شود و فاصله هم نمی‌تواند داشته باشد.
واكِشی ماكرو با جعبه نام
همان‌طور كه در متن توضیح دادیم، از جعبه نام برای جست‌وجو و انتخاب سریع سلول‌ها می‌توان كمك گرفت؛ چه از طریق آدرسشان و چه نامشان (كه با همین جعبه نام اسم‌گذاری می‌شوند). حتی اگر سلول‌ها در یك برگه دیگر هم باشند. اما می‌دانستید جعبه نام كلید میانبری به ماكروها هم هست؟ بله، دقیقا مانند انتخاب سلول‌ها با نوشتن نام ماكرو در جعبه نام و زدن كلید Enter، كد ماكروی مورد نظر در محیط ویرایشگر ویژوال بیسیك (VBA Editor) باز خواهد شد تا بتوانید آن را مشاهده و در صورت نیاز ویرایش كنید.
این اولین و عادی‌ترین كاركرد جعبه نام است. هنگامی كه یك سلول مثلا C5 را انتخاب می‌كنید، در جعبه نام هم C5 كه آدرس آن است نمایش داده می‌شود. نیازی نیست سر سطرها و ستون‌ها را نگاه كنید تا متوجه آدرس سلول انتخاب‌شده شوید. جعبه نام این كار را برایتان انجام می‌دهد. اما جعبه نام فقط برای نمایش آدرس یك سلول نیست، بلكه برای دیدن آدرس گروهی از سلول‌ها هم می‌توان از آن كمك گرفت. برای مثال، وقتی بازه‌ای از سلول‌ها را انتخاب می‌كنید، جعبه نام آدرس نخستین سلول در این گروه را به شما نشان می‌دهد. اگر هم مجموعه‌ای از سلول‌های مجزا را (به وسیله نگه داشتن كلید Ctrl) انتخاب كنید، آدرس آخرین سلول اتتخاب‌شده در جعبه نام دیده می‌شود. یك ترفند ریز ولی كاربردی هم در زمان انتخاب سلول‌ها در جعبه نام وجود دارد: وقتی با نگه داشتن كلید شیفت بازه‌ای از سلول‌ها را انتخاب كردید، آن را رها نكنید تا در جعبه نام تعداد سطرها و ستون‌های انتخابی (به شكل مثلا 10R x 3C) نمایش داده شود. همین را در حالت انتخاب با نگه داشتن دكمه چپ ماوس و رها نكردنش می‌توانید ببیند.
اتنخاب سلول(ها)
از جعبه نام برای انتخاب یك سلول یا بازه‌ای از سلول‌ها می‌توانید استفاده كنید. اگر می‌خواهید مستقیما به یك سلول بروید، كافی است آدرسش را در جعبه نام بنویسید و Enter بزنید تا به‌سرعت آن سلول انتخاب
شود. برای انتخاب بازه‌ای از سلول‌ها، می‌توانید با نوشتن آن بازه در جعبه نام، انتخاب را انجام دهید. مثلا فرض كنید می‌خواهید دو ستون A و B را از سطر ۲ تا سطر ۱۰ انتخاب كنید. در جعبه نام A2:B10 را می‌نویسید و كلید Enter را می‌زنید تا این بازه مورد نظر انتخاب شود.
جعبه نام حتی به شما اجازه می‌دهد بازه‌های غیرمجاور را هم انتخاب كنید. به‌عنوان مثال، با ورود عبارت A1:A5,C1:C10,E2:E7 این سه بازه متفاوت به‌صورت همزمان انتخاب خواهند شد.
این عمل انتخاب (سلول یا بازه سلول‌ها) را از برگه‌های دیگر هم می‌توانید به كمك علامت تعجب انجام دهید. مثلا با ورود عبارت (Sheet2!A1:A20) بازه سلول‌های A1 تا A20 از برگه Sheet2 انتخاب می‌شود كه به جای Sheet2 می‌توانید نام هر برگه‌ای را بگذارید.
انتخاب سطرها و ستون‌ها
یكی از كاركردهای جالب جعبه نام به كارگیری آن به‌صورت میانبر برای انتخاب‌های سریع‌تر سطرها و ستون‌هاست.
برای انتخاب سطری كه سلولش انتخاب شده است، حرف R (بزرگ یا كوچك) را در جعبه نام بنویسید و Enter كنید. شبیه همین عمل با ورود حرف C (بزرگ یا كوچك)، ستون كنونی انتخاب خواهد شد. انتخاب بازه‌ای سطرها یا ستون‌ها هم با استفاده از جعبه نام امكان‌پذیر است. اگر در آن بنویسید 1:5 و Enter را بزنید، سطرهای ۱ تا ۵ انتخاب می‌شوند. دقت كنید از اعداد فقط می‌توان به‌صورت چندتایی در جعبه نام استفاده كرد و مثلا اگر تنها 1 را وارد كنید، اكسل به شما خطا خواهد داد. برای انتخاب ستون‌ها هم به همین صورت، مثلا با نوشتن A:E ستون‌های A تا E به‌طور كامل انتخاب خواهند شد. همان ماجرای تك عدد هم اینجا برای تك حرف وجود دارد. یعنی نمی‌توانید با ورود مثلا B، ستون B را انتخاب كنید و باید حداقل دو حرف در آن نوشته شود. تركیب دو كاركرد فوق هم برای یك انتخاب عجیب امكان‌پذیر است. اگر در جعبه نام A:C,5:7 را بنویسید، ستون‌های A تا C و سطرهای ۵ تا ۷ انتخاب می‌شوند. كاری كه با ماوس هم چندان ساده نیست! این عملكرد برای این خوب است كه ببینید سطرها و ستون‌های انتخابی در كدام سلول‌ها با هم تلاقی دارند، اما به این تلاقی هم می‌توانید مستقیما دست پیدا كنید. چگونه؟ در همان عبارت، علامت , را بردارید و به جایش یك فاصله بگذارید. یعنی بنویسید A:C 5:7 تا فقط سلول‌های تلاقی ستون‌های A تا C و سطرهای 5 تا ۷ انتخاب شوند.
نامگذاری سلول(ها)
به نظرتان فرمول‌نویسی در اكسل راحت‌تر نمی‌شد اگر مثلا به جای سلول A2 كه سال را نشان می‌دهد می‌نوشتیم year؟ یا مثلا بازه B1 تا B10 را كه نمرات دانش‌آموزان است، با «نمرات» نشان می‌دادیم؟
جعبه نام این قابلیت را به شما می‌دهد. برای انجامش، سلول یا بازه سلول‌های مورد نظرتان را انتخاب كنید، سپس در جعبه نام اسم دلخواهتان (بله، حتی فارسی) را برای این سلول(ها) بنویسید و كلید Enter را بزنید. حال به جای آدرس‌ها، از این اسم نسبت داده شده می‌توانید در فرمول‌ها استفاده كنید.
مثلا اگر بازه B1: B10 را «نمرات» نامگذاری كردیم، می‌توانیم مجموعشان را با (نمرات) sum محاسبه كنیم! البته هنگام نامگذاری یك بازه سلولی، دقت كنید این نام را فقط وقتی مشاهده می‌كنید كه دقیقا آن بازه را دوباره انتخاب كنید. مثلا در نمونه ذكر شده، روی هر سلول B1 تا B10 بزنید، همان آدرس عادی‌اش یعنی B1 یا ... را خواهید دید. اما اگر كل بازه B1:B10 را انتخاب كنید، در جعبه نام، عبارت «نمرات» نمایش داده می‌شود.
نامگذاری همه چیز
اگر فكر می‌كنید نامگذاری به وسیله جعبه نام فقط به سلول‌ها محدود می‌شود، اشتباه می‌كنید. در اكسل هر چیزی را می‌توان نامگذاری كرد: نمودارها، تصاویر، دكمه‌ها و كنترل‌ها (در ماكروها) و…، اكسل به‌طور پیش‌فرض به تمام اینها نام‌های عادی مثل Chart 1 می‌دهد، ولی دلیلی ندارد شما نام دلخواهتان را رویشان نگذارید و به‌راحتی از آن استفاده نكنید.
روند نامگذاری این موارد هم دقیقا مثل سلول‌هاست. شیء مورد نظرتان (مثلا نمودار) را انتخاب می‌كنید، در جعبه نام یك اسم جدید برای آن می‌نویسید و Enter می‌كنید. فقط حواستان باشد كه نام باید با یك حرف یا كاراكترهای _ یا \ آغاز شود و فاصله هم نمی‌تواند داشته باشد.
واكِشی ماكرو با جعبه نام
همان‌طور كه در متن توضیح دادیم، از جعبه نام برای جست‌وجو و انتخاب سریع سلول‌ها می‌توان كمك گرفت؛ چه از طریق آدرسشان و چه نامشان (كه با همین جعبه نام اسم‌گذاری می‌شوند). حتی اگر سلول‌ها در یك برگه دیگر هم باشند. اما می‌دانستید جعبه نام كلید میانبری به ماكروها هم هست؟ بله، دقیقا مانند انتخاب سلول‌ها با نوشتن نام ماكرو در جعبه نام و زدن كلید Enter، كد ماكروی مورد نظر در محیط ویرایشگر ویژوال بیسیك (VBA Editor) باز خواهد شد تا بتوانید آن را مشاهده و در صورت نیاز ویرایش كنید.