قبل از تماس، با در نظر گرفتن نوع مکالمه و هدف از انجام آن، برنامه‌ریزی دقیقی انجام دهید. بخش ابتدایی مکالمه را به شیوه‌ای دوستانه و محترمانه آغاز کنید تا ادامه روند مذاکره به راحتی پیش رود. در طول انجام مکالمه واضح و روشن با جملات کوتاه و قابل فهم صحبت کنید. جملات خود را طولانی نکنید که مخاطب یادش برود اول جمله چه بود و آخرش به چه چیزی ختم می‌شود. صادق باشید و مبتنی بر واقعیت حرف بزنید. به آنچه طرف مقابل می‌گوید توجه کامل داشته باشید تا پیام مخاطب را درست و دقیق درک کرده و آگاهی از نیازها و موقعیت‌های او، مکالمه را هدایت کنید. در مذاکره تلفنی با اعتماد‌به‌نفس و اصولی حرف بزنید طوری که مخاطب احساس کند پیشنهاد‌های شما را پذیرفته است‌. در مذاکرات تلفنی، مخاطب چهره شما را نمی‌بیند، بنابر این لحن و تن صدای مناسب داشته باشید و با صدای خود در ذهن او نفوذ کنید.برای نشان دادن جدیت، تعجب،شوخ‌طبعی و...لحن مناسب داشته باشید و بلندی صدای خود را در طول مذاکره تغییر دهید. نکاتی که درنظردارید را از قبل یادداشت وحین مذاکره از آنها استفاده کنید‌. مذاکره‌های تلفنی جای نصیحت نیستند، بنابراین به هیچ عنوان مخاطب خود رابرای پذیرش خواسته‌های‌تان،نصیحت‌ یا قضاوت نکنید. بر مبنای حدس‌هایی که می‌زنید، نتیجه‌گیری نکنید و آنچه‌ در ذهن دارید را به زبان نیاورید.مهم‌ترین اصل درمذاکرات موفق تلفنی،ارسال ودریافت گفتار واضح و با کیفیت از طرفین است. برای دستیابی به این هدف تجهیزات باکیفیت موردنیازاست؛ بنابر‌این از‌کارکرد صحیح تجهیزات مورد استفاده خود اطمینان حاصل کنید. ‌

معصومه صبور ‌روح | کارشناس مشاوره